Mòdul esdeveniments¶

A CiviCRM, un esdeveniment és quelcom que succeeix en un moment determinat en el temps, té un procés d'inscripció i té un seguit de participants.

Els esdeveniments ens serviran per gestionar la relació dels cursos, programes, projectes i altres esdeveniments de l'entitat amb els seus respectius participants. Per fer-ho, el CiviCRM defineix els següents elements que seran desenvolupats per a cada entitat en els següents apartats segons les seves especificitats.

Tipus d'esdeveniments¶

El CiviCRM permet definir diferents tipus d'esdeveniments com ara cursos, trobades i conferències, entre d'altres. Aquesta categorització dels esdeveniments resulta útil per exemple per cercar participants en els esdeveniments o bé per crear camps personalitzats per desar i mostrar informació addicional referent al tipus d'esdeveniment.

Per defecte, habilitarem els següents tipus d'esdeveniments:

Preinscripció: Tipus d'esdeveniment que ens permetrà gestionar processos de preinscripció a altres esdeveniments quan aquests ho requereixin. D'aquesta manera serem capaços de mantenir informació de totes les persones que s'han acostat interessades a l'entitat però que pel motiu que sigui (places cobertes, impediments d'horaris, manca d'interès, etc.) al final no han arribat a inscriure's a l'esdeveniment.
Esdeveniment intern: Esdeveniment de caràcter intern, formacions, trobades, dinars, reunions d'equip, etc.
Esdeveniment públic: Esdeveniment de caràcter públic, actes, conferències i altres esdeveniments.

Rols de participant¶

En el moment d'inscriure una persona a un esdeveniment, se li assigna un rol de participant, d'aquesta manera els rols ens permeten segmentar els participants en categories basades en la seva implicació en l'esdeveniment i aprofitar-les per exemple per enviar correus electrònics als voluntaris o generar una llista de tots els assistents d'un tipus concret d'esdeveniment.

Per defecte, habilitarem els següents tipus de rols:

Participant

El CiviCRM també permet crear camps personalitzats que s'apliquin únicament a rols específics per desar i mostrar informació addicional referent al rol del participant.

Estats de participant¶

L'estat del participant permet fer un seguiment individual i col·lectiu del procés d'inscripció d'un esdeveniment. A continuació es llista el conjunt de possibles estats de participant junt amb una breu explicació de cada un d'ells.

Inscrit (pagat, gratuït o NA) - El contacte està inscrit a l'esdeveniment i ha pagat o bé no s'aplica cap import o tarifa en aquesta inscripció.
Inscrit (pendent de pagament) - El contacte està inscrit a l'esdeveniment però encara ha d'efectuar el pagament corresponent.
Inscrit (parcialment impagat) - El contacte ha participat a l'esdeveniment però no ha pagat la totalitat de l'import corresponent i ja no s'espera que ho faci.
Inscrit (impagat) - El contacte ha participat a l'esdeveniment però no ha pagat i ja no s'espera que ho faci.
No mostris - No es desitja comptabilitzar la inscripció per aquest contacte per exemple en el cas d'un professor o d'un voluntari.
Cancel·lat - S'ha cancel·lat la inscripció del contacte a l'esdeveniment.
Baixa - El contacte ha estat inscrit a l'esdeveniment però causa baixa un cop ja ha començat.
A la llista d'espera - El contacte està a la llista d'espera de l'esdeveniment.
Expirat - Ha expirat el període que tenia el contacte per completar la inscripció.
Parcialment pagat - El contacte està inscrit a l'esdeveniment però encara no ha pagat la totalitat de la inscripció.
Pendent de reembossament - El contacte és baixa o vol cancel·lar la inscripció a l'esdeveniment i està pendent de rebre el reembossament corresponent.
Transferit - El contacte ha cedit la seva inscripció a un altre contacte.
Pendent al cistell - En el cas de tenir habilitada l'opció d'inscripcions per cistell de la compra (per defecte es troba deshabilitada) aquest estat indica que el contacte ha afegit la inscripció a l'esdeveniment al cistell.
Convidat - El contacte ha estat convidat a participar de l'esdeveniment.
No vindrà - El contacte ha manifestat que no podrà participar a l'esdeveniment.
Confirmat - El contacte ha manifestat la seva participació a l'esdeveniment.
Ha assistit - El contacte ha participat a l'esdeveniment.
No ha assistit - El contacte no ha participat a l'esdeveniment.

Els següents estats de participant tan sols tenen sentit quan intervé un processador de pagament en el procés d'inscripció.

Pendent (pagament diferit) - El contacte ha sol·licitat la inscripció i ha escollit l'opció de fer el pagament més tard.
Pendent (transacció incompleta) - El contacte ha sol·licitat la inscripció i ha tingut algún problema a l'hora de fer el pagament.

Tarifes¶

El mòdul d'esdeveniments del CiviCRM, juntament amb el mòdul de contribucions, permet recopilar i fer el seguiment de pagaments de tarifes d'esdeveniments. Quan es configura un esdeveniment s'hi pot assignar una tarifa per a què posteriorment, en el moment de la inscripció, s'hi pugui registrar un pagament.

Les tarifes provinents dels esdeveniments són analitzades com a contribucions utilitzant el mòdul de contribucions del CiviCRM.

Camps personalitzats a nivell d'esdeveniment¶

Utilitzarem els següents camps personalitzats per a tots els esdeveniments.

Protecció de dades¶

Avís legal

Àrea de text

Camps personalitzats a nivell d'inscripció a l'esdeveniment¶

Utilitzarem els següents camps personalitzats per a tots aquells esdeveniments que requereixin del registre del nombre d'assistents a l'esdeveniment i que no facin la inscripció dels participants a través del CRM.

Resum de l'esdeveniment¶

Nombre d'assistents - Nombre final d'assistents a l'esdeveniment.

Numèric
Observacions - Altres observacions posteriors a la celebració de l'esdeveniment.

Àrea de text

Utilitzarem els següents camps personalitzats per a tots aquells esdeveniments que requereixin de la digitalització de la justificació de les inscripcions i baixes als esdeveniments.

Inscripció¶

Inscripció - Fitxa d'inscripció a l'esdeveniment digitalitzada.

Fitxer
Baixa - En cas de baixa, fitxa de baixa a l'esdeveniment digitalitzada.

Fitxer

Utilitzarem els següents camps personalitzats per a tots aquells esdeveniments que requereixin de l'acceptació d'un contracte pedagògic associat a l'esdeveniment en el qual es fa la inscripció.

Contracte pedagògic¶

Contracte pedagògic - Contracte pedagògic digitalitzat.

Fitxer