Salta el contingut

Guia d'ús

Distingirem dos tipus de voluntariat:

  • Voluntariat recurrent: És el voluntariat que requereix de la persona un compromís prolongat en el temps i en general vinculat a un programa o activitat de l'entitat. Aquest tipus de voluntariat el definirem mitjançant una relació de voluntariat entre la persona i l'entitat. També es podrà (si es desitja o si pertoca) inscriure a la persona amb el rol de voluntari a l'esdeveniment o esdeveniments dels quals participi.

  • Voluntariat puntual: És el voluntariat que es fa en una acció puntual i que requereix normalment d'un compromís d'un dia i unes hores per part de la persona voluntària. Aquest tipus de voluntariat el definirem mitjançant la inscripció de la persona com a voluntari en l'esdeveniment (activitat) en qüestió.

Etapes de voluntariat recurrent

En general, el responsable de voluntariat és el principal encarregat de gestionar o coordinar les diferents etapes de les quals participa el voluntari mentre que el responsable de cada programa de l'organització podrà participar també, si es vol, de les etapes d'Incorporació, Acompanyament i Desvinculació. Aquesta breu guia pretén esboçar el recorregut d'aquestes etapes a través dels casos d'ús que ofereix el CRM.

Interès

Quan una persona mostra el seu interès en fer de voluntari, es donen les següents accions o bé perquè es generen manualment o bé (en general) perquè es generen quan la persona omple el formulari del web habilitat per aquest propòsit.

  • Creació de contacte 👤 Persona
  • Nova activitat ⏳ [Voluntariat] Persona interessada per recollir dades bàsiques de la persona i poder concertar l'entrevista

El responsable de voluntariat rebrà una notificació cada vegada que s'ompli el formulari web i podrà veure en l'informe 📊 Interessats en voluntariat pendents de revisar/contactar tots aquells contactes que han entrat i els quals a través de l'estat de l'activitat «[Voluntariat] Persona interessada» o bé resten:

  • Pendent de revisar - cal revisar la informació entrada i veure si ja existien al CRM i per tant cal fer algun tipus de combinació de contactes. Si tenim diversos contactes per revisar podem fer una cerca i combinació de contactes acotada al grup Interessats en voluntariat pendents de revisar/contactar.
  • Pendent de contactar - cal donar una primera resposta a l'interès mostrat per exemple mitjançant l'enviament d'un mail tipus "Benvinguda de voluntariat" agraint el contacte i interès i explicant següents passos o concertant directament alguna entrevista.

Un cop la persona ja està contactada l'estat de l'activitat "[Voluntariat] Persona interessada" canviarà a Completat i restarà així indefinidament a no ser que la persona expliciti que ja no segueix interessada en fer voluntariat. En aquest darrer cas l'estat de l'activitat canviarà a Obsolet.

Acollida (presentació de l'entitat i/o entrevista) i valoració

Una persona interessada en fer voluntariat pot ser convocada a una sessió informativa de voluntariat o bé directament consultada o entrevistada.

En el primer cas podem fer el seguiment de les sessions informatives mitjançant un tipus d'esdeveniment del tipus 📆 Voluntariat, formació, incidència on es convidarà a totes les persones que estiguin al grup 👥 Interessats en voluntariat (no voluntaris) sense activitat acollida. Les persones que confirmin la seva assistència se les pot inscriure a l'esdeveniment com a participants. Un cop realitzat l'esdeveniment podrem confirmar (canviant l'estat a la inscripció de l'esdeveniment) les persones que finalment no hagin assistit.

A tots aquells que acabin assistint a la sessió o bé en el cas de ser consultats o entrevistats directament se'ls hi crearà una nova activitat del tipus ⏳ [Voluntariat] Sessió o Entrevista d'acollida i valoració (ho podrem fer a partir dels resultats d'una cerca sobre l'esdeveniment) per validar i consolidar les dades de l'activitat "[Voluntariat] Persona interessada" i recollir-ne de noves per poder valorar la incorporació de la persona com a voluntari de l'organització.

L'estat d'aquesta activitat serà Pendent de revisar mentre no es decideixi la seva incorporació o no-incorporació. Quan es decideixi l'estat de l'activitat haurà de quedar com a Completat.

Incorporació

A través de l'informe 📊 Voluntaris pendents d'incorporar podem fer el seguiment de totes aquelles persones que han vingut a alguna sessió informativa o bé se'ls ha entrevistat i ha quedat pendent decidir la seva incorporació.

Un cop la persona passa a formar part de l'equip de voluntariat de l'organització, es pot procedir a:

  • Afegir a la persona el tipus de contacte 👤 Voluntari i consolidar dades de l'activitat [Voluntariat] Sessió o Entrevista d'acollida i valoració en els camps personalitzats del contacte com ara "Perfil competencial" i "Perfil acadèmic i professional".
  • Crear relació voluntariat entre el Voluntari i la Organització.
  • Inscriure al voluntari si correspon a l'esdeveniment oportú amb el rol de participant Voluntari.

Acompanyament

  • Crear activitat «Registre de seguiment a voluntaris»

Desvinculació

  • Posar data de finalització a la relació de voluntariat amb l'organització i si s'escau detallar-hi els motius de la desvinculació

Crides de Voluntariat

Per crides puntuals que calgui cobrir ens podem valer del grup 👥 Interessats en voluntariat (no voluntaris) per establir-hi comunicacions.