Combinació de contactes

El CRM pot tenir contactes duplicats per diversos motius però aquesta circumstància es dona principalment per l'entrada de nous contactes a través de formularis (donatius, butlletí, etc.) i per la falta de verificació prèvia de l'existència d'un contacte abans de crear-lo.

Per fer una revisió a fons de possibles contactes duplicats, el CRM ofereix una eina de desduplicació. S'hi pot accedir a través del menú Contactes > Cerca i combina contactes duplicats.

En canvi si fem una comprovació de duplicats més específica, persona a persona, aleshores ho farem des dels resultats d'una cerca, seleccionant els contactes a combinar i clicant a l'acció Combina contactes duplicats.

Indicacions

A continuació es llisten algunes indicacions a tenir en compte abans de procedir amb la combinació de dos contactes:

• En general sempre considerarem com a contacte original aquell que tingui l'identificador de contacte de CRM més baix. Aquest serà el contacte que es conservarà. Abans de fer cap combinació haurem de verificar que és així. En cas contrari intercanviarem les posicions del contacte original i el duplicat.

• No sobreescriurem el camp Origen (del contacte) i per tant desmarcarem la casella que per defecte queda seleccionada. En general sempre voldrem conservar des de quin mitjà ha entrat a la nostra base de dades el contacte.

• Sempre que es pugui és recomanable previsualitzar ambdós contactes, p.ex. obrint-los en dues pestanyes noves per poder analitzar visualment cada un dels contactes.

• A la pantalla de comparació de camps entre els dos contactes a combinar hi ha l'opció Mostra/oculta files amb la mateixa informació en cada registre de contacte que permet centrar l'atenció en els camps sobre els quals cal prendre una decisió.

• Si els dos contactes formen part d'un mateix grup, cal tenir en compte que la casella de combinació de grups està marcada per defecte i si no es desmarca, la data d'addició al grup serà sobreescrita amb la del contacte duplicat. Com que en general els grups els utilitzem com a llistes de distribució de mailings aquest comportament ja és acceptable: primarà la darrera data que la persona ens hagi confirmat que vol rebre les comunicacions corresponents al grup.

Atenció

Un cop els contactes han estat combinats el procés no és reversible.

No obstant, el contacte combinat i eliminat queda a la paperera de reciclatge per si hi ha hagut algun error o per si es vol revisar alguna dada que sospitem que no ha estat processada.

En el registre d'activitats del contacte original hi trobarem una activitat del tipus Contacte combinat i també registrat l'identificador de CRM del contacte que ha estat combinat i eliminat.

Documentació oficial

Per a més detall veure la documentació oficial de CiviCRM