Guia d'ús¶

Cal tenir en compte

Abans de donar d'alta cap contacte al CRM cal mirar abans que no existeixi.
La comunicació per correu electrònic l'establirem amb les persones responsables de la llar. Per aquest motiu el correu electrònic de contacte ha d'estar definit en la fitxa de la persona i no en la de la llar.

Famílies interessades¶

Família interessada nova¶

En general quan una família mostra el seu interès en ser família acollidora procedirem de la següent manera:

Donar d'alta el contacte del tipus Llar
Donar d'alta el contacte tipus Persona
Crear una relació entre la llar i la persona del tipus té de responsable de la llar a
Crear una activitat [Xarxa Hospitalitat] Família interessada a la llar interessada
- Posar la data en que ha mostrat l'interès al camp Data de l'activitat
- Definir el camp Estat com a
  - Pendent de contactar si no s'ha contactat encara amb el responsable de la llar
  - Pendent de resoldre altrament, per indicar que la família està en procés de decidir si passa a ser família acollidora

Seguiment famílies interessades¶

En l'informe que podem trobar a Informes personalitzats > Xarxa d'Hospitalitat > Famílies interessades podem veure el llistat de totes les famílies que han mostrat el seu interès en ser famílies d'acollida. En el mateix informe podem filtrar per l'Estat de l'activitat per veure les famílies que es troben

Pendents de contactar (Pendent de contactar)
Pendents de decidir si passen a ser família d'acollida o no (Pendent de resoldre)
Han decidit ser família d'acollida (Completat)
Han descartat ser família d'acollida però encara els hi volem oferir una alternativa (Cancel·lat pendent de donar alternatives)
Han descartat ser família d'acollida (Cancel·lat)

Contactar amb famílies interessades¶

Quan ens posem en contacte amb una família acollidora cal modificar l'estat de l'activitat [Xarxa Hospitalitat] Família interessada de Pendent de contactar a Pendent de resoldre.

Enviament de correu electrònic a famílies interessades¶

Es pot enviar un correu electrònic aprofitant una plantilla predefinida a cada responsable de la llar de les famílies interessades. Depenent de si tenim moltes famílies per contactar ho farem mitjançant un correu electrònic individual o bé programant un mailing.

Podem fer una cerca ràpida sobre el grup Responsables famílies interessades en XH pendents de contactar i triar l'acció que més ens convingui sobres tots els contactes o bé sobre una selecció.

Tant si contactem per correu electrònic com si ho fem d'alguna altre manera, un cop establert el contacte amb la família, com dèiem en el punt anterior, haurem de modificar l'estat de l'activitat [Xarxa Hospitalitat] Família interessada a Pendent de resoldre.

Resolució¶

Quan la família, un cop fet el procés amb l'entitat, manté l'interès i vol iniciar el procés per ser família acollidora canviarem l'estat de l'activitat [Xarxa Hospitalitat] Família interessada de Pendent de resoldre a Completat.

Altrament si la família descarta finalment passar a ser família acollidora canviarem l'estat de l'activitat a Cancel·lat pendent de donar alternatives si desitgem oferir a la família a posteriori la possibilitat de col·laborar d'alguna altra manera amb la Xarxa d'Hospitalitat, o bé a Cancel·lat en cas contrari.

Acollida en famílies¶

Família d'acollida nova¶

Donar d'alta el contacte del tipus Llar d'acollida. Si el contacte ja existeix com a Llar assignar-li el tipus de contacte Llar d'acollida.
Donar d'alta tants contactes del tipus Voluntari com es vulguin identificar en aquesta llar d'acollida nova. Si els contactes ja existeixen però no són del tipus Voluntari cal assignar-los-hi el tipus de contacte.
Crear una relació del tipus és voluntari a entre el voluntari i l'organització.
Crear una relació del tipus és responsable de la llar de o és membre de la llar de segons correspongui entre la llar d'acollida i cada membre de la família amb el qual es vulgui mantenir algun tipus d'interacció amb el CRM, p.ex. enviaments de correus electrònics d'agraïment.

Relacions de voluntariat

Potser podríem simplificar aquest procediment i estalviar-nos de crear les relacions de voluntariat per a cada membre de la família en tant en quant que tots els membres d'una família d'acollida ja són considerats de per si voluntaris.

Persona acollida nova¶

Donar d'alta el contacte del tipus Persona migrant i Adult. Si el contacte ja existeix però no és del tipus Persona migrant o Adult cal assignar-li aquests tipus de contacte.
Crear una relació del tipus és acollida en Xarxa d'Hospitalitat a entre la persona acollida i la llar d'acollida corresponent.

Acompanyament nou¶

Donar d'alta el contacte de tipus Voluntari. Si el contacte ja existeix però no és del tipus Voluntari cal assignar-li aquest tipus de contacte.
Crear una relació del tipus acompanya en Xarxa d'Hospitalitat a entre la persona acollida i el voluntari que ofereix l'acompanyament.

Relacions de voluntariat

Potser podríem simplificar aquest procediment i estalviar-nos de crear les relacions de voluntariat en tant en quant que les persones que fan l'acompanyament són considerades de per si voluntàries.

Seguiment¶

Crear una activitat del tipus [Xarxa Hospitalitat] Seguiment en el contacte a qui es fa el seguiment, especificar l'Àmbit si és en relació a Acompanyament o Acollida i emplenar les observacions del mateix.

Famílies interessades que finalment no acullen¶

Enviament de correu electrònic per donar alternatives a famílies interessades¶

Es pot enviar un correu electrònic aprofitant una plantilla predefinida a cada responsable de la llar de les famílies interessades. Depenent de si tenim moltes famílies per contactar ho farem mitjançant un correu electrònic individual o bé programant un mailing.

Podem fer una cerca ràpida sobre el grup Responsables famílies interessades en XH pendents d'alternativa i triar l'acció que més ens convingui sobres tots els contactes o bé sobre una selecció.

Tant si contactem per correu electrònic com si ho fem d'alguna altre manera, un cop la família ha estat informada de les alternatives que té per col·laborar amb la Xarxa d'Hospitalitat haurem de modificar l'estat de l'activitat [Xarxa Hospitalitat] Família interessada de Cancel·lat pendent de donar alternatives a Cancel·lat.